电子邮件已成为企业沟通的重要工具,全球每天发送和接收的电子邮件超过 306 亿封。 尽管其他通信渠道兴起,电子邮件仍然是工作场所使用最广泛的通信方式。

然而,编写有效的商务电子邮件并不像看起来那么简单。 事实上,研究表明,高达 64% 的人曾发送或收到过导致他们误解发件人语气或意图的电子邮件。

那么,您可以做些什么来确保您的商务电子邮件清晰、简洁和专业? 不用担心。 我们了解这一切的重要性,这就是为什么我们编写本指南为您提供有关如何编写有效的商务电子邮件的提示和技巧,这些电子邮件将帮助您实现目标并更有效地与同事和客户沟通。

事不宜迟,让我们直接进入它。

如何写电子邮件

有效商务电子邮件的重要性

在介绍示例、提示和技巧之前,让我们讨论一下这些电子邮件的真正重要性。 简而言之,有效的商务电子邮件对于在现代商业世界取得成功至关重要。 为了建立你的名单,你可以 从 Facebook 抓取电子邮件 or 来自领英 使用 Leads API 等电子邮件抓取工具。

在当今快节奏的商业环境中,人们被电子邮件淹没,一封写得不好或令人困惑的电子邮件很容易被忽略或删除,甚至会损害您的职业声誉。

因此,一旦您设置了商务电子邮件,您就需要将注意力集中在有效的商务电子邮件上,以此作为建立和维护专业关系、传达关键信息、提出请求甚至完成交易的一种方式。

如何制作企业电子邮件

一旦你 找到电子邮件地址 您的目标受众,是时候制作电子邮件了。 成功的商务电子邮件需要为收件人提供清晰、简洁、友好且可操作的信息。

写电子邮件

如果您不确定如何制作商务电子邮件,可以按照以下几个步骤来实现:

  • 写一个明确的主题行: 您的主题行应该简洁明了,以便收件人确切地知道您的电子邮件是关于什么的。
  • 使用专业问候语: 以礼貌和专业的问候语开始您的电子邮件,例如“亲爱的[姓名]”或“您好[姓名]”。
  • 电子邮件正文要简洁明了: 保持您的信息简短并切中要点。 使用简短的段落和要点使其更易于阅读。
  • 包括明确的号召性用语: 确保您的电子邮件包含明确的号召性用语,例如请求会面、要求回复或提供截止日期。
  • 使用专业的电子邮件签名关闭: 结束你的电子邮件 用专业的电子邮件结尾,例如“真诚地”或“最好的问候”,然后是您的姓名和联系信息。

如何开始一个专业的电子邮件

要开始一封专业的电子邮件,使用适当的问候语很重要。 以礼貌的称呼开始,例如“亲爱的”或“尊敬的”,然后是收件人的姓名。 如果您不确定收件人的姓名或性别,您可以使用中性的问候语,例如“尊敬的先生/女士”或“敬请关注的人”。

在问候之后,最好提供一个简短的介绍,解释你是谁以及你发送电子邮件的原因。 这将帮助收件人快速了解您的电子邮件的目的,并使他们更有可能做出回应。

例如,您可以这样开始您的电子邮件:

亲爱的[收件人姓名],

我希望你能收到这封电子邮件。 我的名字是[你的名字],我今天给你写信是因为[说明你的电子邮件的原因]。

通过以专业和友好的方式开始您的电子邮件,您将建立积极的语气并增加成功结果的机会。

电子邮件写作范例

既然我们已经讨论了开始,让我们举一两个专业的电子邮件示例来看看它是如何完成的。

最佳商务电子邮件示例

在众多的 电子邮件营销策略,最重要的是制作完美的商务电子邮件。 以下是每种类型的一些最佳商务电子邮件示例。 让我们一一讨论。

销售电子邮件

销售电子邮件是一个很好的专业电子邮件示例,它是作为外展信函编写的,用于向潜在客户介绍您公司的产品或服务。此类电子邮件旨在吸引新客户并与现有客户建立进一步的关系。由于您可能是第一次联系潜在客户,因此进行一次沟通非常重要 电子邮件信誉检查 除了遵循正确的电子邮件规则之外,以免您的电子邮件最终被标记为垃圾邮件。以下是属于此类别的商业电子邮件示例之一:

主题:介绍我们的新产品线

亲爱的[名字],

我希望你能收到这封电子邮件。

我想与您分享一些激动人心的消息 - 我们刚刚推出了一个新产品线,我认为您会感兴趣。 我们的新系列采用高品质、环保的产品,旨在让您的生活更轻松、更可持续。

我们相信我们的产品可以帮助您实现目标,我们相信您会像我们一样喜欢它们。

为庆祝我们新系列的推出,我们为尊贵的客户提供特别折扣。 在结账时使用代码 NEWLINE20,首次购买我们的任何新产品均可享受 20% 的折扣。 我已将我们的产品目录附加到此电子邮件中,以便您可以查看我们的新产品。

如果您有任何疑问或想了解更多信息,请随时与我联系。 感谢您的宝贵时间,我期待很快收到您的来信。

诚挚的问候,
[你的名字]
[你的公司]
[您的联系方式]

营销协作电子邮件

营销协作电子邮件是一个很好的商业电子邮件示例,它发送给您的营销活动的影响者。 这种类型的电子邮件被内容创建者和营销人员广泛使用,以推广公司的产品和服务。 以下是营销协作电子邮件的示例:

主题:合作开展社交媒体活动

亲爱的[名字],

我希望你能收到这封电子邮件。 我之所以伸出援手,是因为我认为如果我们的公司合作开展社交媒体活动来推广我们的互补产品,那就太好了。

如您所知,我们公司专注于 [插入贵公司的专长],我相信贵公司的 [插入合作者的专长] 将极大地补充我们的产品。 通过合作,我们可以覆盖更广泛的受众并将我们的产品介绍给新客户。

以下是我对社交媒体活动的想法:我们创建了一系列 Instagram 和 Facebook 帖子,展示我们的产品如何一起使用以创造最终的 [插入共同的客户目标或主题]。 例如,我们可以展示我们的 [插入您的产品名称] 和您的 [插入合作者的产品名称] 如何共同创造完美的 [插入目标或主题]。

我认为这次活动将是展示我们产品价值并为我们的客户提供更多选择以满足他们需求的好方法。

我很想听听你对这个想法的看法,我愿意接受你的任何建议。

如果您有兴趣合作开展此活动,请告诉我,我们可以进一步讨论细节。 我期待着您的回音。

诚挚的问候,
[你的名字]
[你的公司]
[您的联系方式]

网络电子邮件

网络电子邮件是一种冷电子邮件发送策略,用于建立新连接或培养现有连接。 这种类型的电子邮件是专业人士加强和扩展其网络的绝佳机会。 以下是网络电子邮件的示例:

主题:让我们连接起来,[名字]!

你好[姓名],

我叫[你的名字],我[你怎么知道相互联系的][相互联系的名字],谁把你的联系方式传给我了。

[相互联系人的姓名] 提到我们与 [共同兴趣] 有共同的 [热情/兴趣/经验],并说你会是一个很好的认识人!

所以,我想我会伸出援手,自我介绍,让你知道我很想了解更多关于你和你在[特定领域]的经历。

期待连接,[Name]!

一切顺利,
[你的名字]
[你的公司]
[您的联系方式]

客户服务邮箱

客户服务电子邮件也是一个很好的商业电子邮件示例,它作为与客户进行书面交流的一种方式发送给 解决他们特定的产品相关问题. 目标是让每个客户都能获得客户服务。 以下是此类电子邮件的示例:

主题:抱歉让您久等了,[Name]。 我们正在调查。

亲爱的[姓名],

我们注意到您最近查询了关于 [Product Feature] 的查询,正在等待结果。 对于延迟,我们深表歉意,我们正在与您联系,让您知道您的查询将尽快得到处理。

同时,如有任何其他疑问,请随时联系 [客户支持电子邮件]!

祝你有美好的一天。

亲切的问候,
[你的名字]
[你的公司]
[您的联系方式]

跟进电子邮件

后续电子邮件是一个很好的专业电子邮件示例,在您的客户到达其客户旅程的特定点后发送。 此类电子邮件会发送给客户,以提醒他们采取行动。 以下是后续电子邮件的示例:

主题:感谢您选择【贵公司】!

你好[姓名],

希望你一切顺利。 我只是想和你核实一下[公司产品]。 自从我们就 [产品功能] 打来电话以来已经 2 周了。 您有任何问题或疑虑需要我帮助您解决吗?

在任何情况下,如有任何其他疑问,请随时联系 [客户支持电子邮件]!

祝你有美好的一天。

亲切的问候,
[你的名字]
[你的公司]
[您的联系方式]

联盟营销电子邮件

最受欢迎的专业电子邮件类型之一绝对是联盟营销电子邮件。 这是电子邮件营销的现代转折,包括通过有针对性的电子邮件发送产品促销链接。 以下是联盟营销电子邮件的示例:

主题:不要错过独家折扣!

嗨[姓名],

我希望你能收到这封电子邮件。

作为尊贵的订户,我想让您了解我们通过联属网络营销计划提供的一些独家折扣。 我们与业内一些最优秀的公司合作,为您每天使用的产品和服务提供折扣。

无论您是在寻找最新的科技产品、时尚配饰还是健康产品,我们的附属合作伙伴都能满足每个人的需求。 以下是一些当前可用的优惠:

  • XYZ 公司所有产品立减 20% 在 ABC 公司首次购买立减 $50
  • DEF Company 订单满 100 美元免运费

您在购买时必须使用我们的会员链接,您将在结账时自动获得折扣。 此外,通过使用我们的链接,您将支持我们的业务并帮助我们继续为订阅者提供优质的内容和资源。

感谢您一直以来的支持,不要错过这些超值优惠!

最好的,
[你的名字]

道歉邮件

一封道歉电子邮件是为了对错误表示遗憾,并向客户解释情况以及您为解决进一步的不便而采取的方式。 这种类型的电子邮件是为了纠正某种情况而编写的。 这是道歉电子邮件的示例:

主题:给您带来的不便,我们深表歉意

尊敬的 [客户名称],

我们写这封电子邮件是为了对我们最近的产品交付给您带来的不便表示歉意。 我们知道我们让您失望了,对于由此造成的任何挫败感或不便,我们深表歉意。

我们对我们的错误承担全部责任,我们想向您保证,我们正在采取措施确保将来不会再发生这种情况。 我们重视您的业务,您的满意是我们的首要任务。

作为道歉的象征,我们将在您下次购买时为您提供 [折扣/优惠/免费产品]。 我们希望此举有助于弥补我们造成的不便。

对于给您造成的任何麻烦,我们再次深表歉意,感谢您的理解和一如既往的支持。 如果您有任何问题或疑虑,请随时联系我们的客户支持团队。

感谢您的耐心和理解。

真诚地
[你的名字]
[您的公司名称]

如何写一封电子邮件来请求某事

撰写电子邮件

现在,商务电子邮件示例永远不能排除请求某些内容的模板,对吗? 让我们来谈谈它!

在写一封请求某事的电子邮件时,请使用明确的主题行并以礼貌的问候开头。 提供有关您提出请求的原因的一些背景信息也很重要。 这将帮助收件人了解您的请求的重要性,并可能增加积极响应的机会。

写完介绍后,请清楚说明您的要求并提供任何必要的详细信息,例如截止日期、数量或其他要求。 最后,以礼貌的结尾结束电子邮件,例如“感谢您的时间和考虑”或“感谢您对此事的帮助”。

例如,您请求某事的电子邮件可能如下所示:

亲爱的[收件人姓名],

我希望你能收到这封电子邮件。

我写信是为了请求[插入具体请求],非常感谢你在这件事上的帮助。 [插入请求的上下文和解释]。

为确保及时处理此请求,请[插入任何必要的详细信息,例如截止日期、数量或其他要求],我将不胜感激。

感谢您的时间和考虑。 如果您需要任何进一步的信息,请告诉我。

诚挚的问候,
[你的名字]

撰写有效商务电子邮件的技巧

现在我们已经讨论了不同类型的商务电子邮件示例,让我们将其总结为您在制作专业电子邮件时需要采用的 05 大技巧。

  • 简明扼要: 人们很忙,在商业世界中阅读电子邮件的时间有限。 保持电子邮件简明扼要非常重要。 避免不必要的细节,直达电子邮件的目的。
  • 使用专业的语气: 撰写商务电子邮件时,必须使用专业的语气。 避免使用俚语、行话或非正式语言。 使用正确的语法、拼写和标点符号。 您的电子邮件应该经过润色并传达出专业的形象。
  • 避免常见的电子邮件错误: 人们在撰写电子邮件时常犯一些错误,例如使用全部大写、过多的感叹号或发送主题行不完整的电子邮件。 避免这些错误以确保您的电子邮件得到认真对待非常重要。
  • 个性化您的电子邮件: 如果可能,通过按姓名称呼收件人并包括表明您已完成研究的具体细节来个性化您的电子邮件。 这将有助于建立人际关系并增加获得积极回应的机会。
  • 发送前校对: 在点击发送之前,请务必校对电子邮件中的拼写和语法错误。 一封写得不好的电子邮件会给人留下负面印象并损害您的职业声誉。 花时间阅读您的电子邮件并在发送之前进行任何必要的编辑。
发送电子邮件

使用工具来抓取这些电子邮件可以帮助缓解 交易电子邮件问题 通过遵循这些提示,您可以编写有效的商务电子邮件,传达专业的语气并实现您的业务目标。

把它包起来

就是这样; 制作无可挑剔的商务电子邮件的完整指南。 请记住,撰写有效的专业电子邮件是一项重要技能,可以帮助您在工作场所进行专业高效的沟通。

通过遵循我们文章中分享的一些最佳实践以及电子邮件营销模板,您可以确保您的电子邮件被收件人很好地接收和理解。 记住您正在为之写作的受众并相应地调整您的语言和语气也很重要。

通过掌握商务电子邮件写作的艺术,您可以节省时间、避免误解并与您的联系人建立更好的关系。 因此,练习这些技巧,做到清晰简洁,并在点击发送之前仔细检查以制作出最适合商务的电子邮件,以确保您的信息清晰专业。