嗨,各位营销人员! 是时候扬起风帆,在专业电子邮件通信的惊涛骇浪中航行了。 因此,让我们做好准备,制定有效的电子邮件营销路线! 凭借精心设计的格式和一点点创意,我们可以避开可怕的“垃圾邮件”标签,并将自己锚定在成功的水域中。

使用电子邮件格式,无论在什么场合,您都可以确保您的信息令人印象深刻。 它就像是为您的信息打造的虚拟装束,帮助它看起来井井有条、美观大方。 把它想象成穿着考究的人和懒汉之间的区别; 前者更容易受到关注和重视。 所以不要懒惰,在您的电子邮件格式上多下点功夫,您就会在收件箱中脱颖而出。

什么是电子邮件格式?

这就像做一个三明治,但你得到的是主题行和签名,而不是面包和肉。 您从坚实的基础开始:电子邮件地址和称呼。 然后,您可以通过介绍为消息定下基调来添加一些风味。 电子邮件正文是消息的主要内容,您要确保它不会太干或太油腻。 用一个漂亮、清晰的结尾和一个将它联系在一起的签名来完成它。 就像一个美味的三明治,一封格式良好的电子邮件令人满意,易于消化,让您感觉充满专业实力。

什么是电子邮件格式?

您可以根据收件人的需要和偏好使用适当的电子邮件格式来定制您的消息。 电子邮件的格式包括从主题行到电子邮件签名的所有内容。 无论格式如何,电子邮件的意图通常都是相同的——传达预期的信息。

牢记这一点,让我们检查不同的元素如何有助于创建有效的电子邮件结构格式。

电子邮件清单

专业电子邮件格式的组成部分是什么?

作为营销人员,我们知道我们如何通过电子邮件展示自己可以成就或破坏商业交易。 现在让我们回顾一下专业电子邮件的组成部分

  • 电子邮件主题行

    编写电子邮件主题行时,请考虑收件人和邮件的目的。 收件人将首先注意到主题行。 因此,必须明确发送特定电子邮件的目的。 您可以按照以下步骤编写引人注目的主题行:

    • 不要超过标准字符限制
    • 保持清晰、简洁、切题。
  • 电子邮件地址和称呼

    您可以在电子邮件的称呼中直接称呼收件人,通常使用姓名。 您可以在商业信函中只使用几个短语,例如:

    • 亲爱的约翰先生:
    • 亲爱的约翰:
    • 致相关人士:

    然而,在电子邮件世界中有几种可接受的称呼方式。 在特定情况下,这取决于您与收件人的关系、您公司的文化以及邮件的内容。

  • 单个收件人的电子邮件称呼

    以下是电子邮件中针对单个收件人的一些最常见的称呼。 称呼的组织松散,从正式到不正式。

    • 致相关人士
    • 亲爱的先生或女士
    • 亲爱的安迪先生:
    • 亲爱的安迪:
    • 早上好,劳拉。
    • 你好,史密斯。
    • 你好史密斯,
    • 嗨,史密斯,

    以下是对具有良好和不太好的称呼的群组电子邮件的评论。 您公司的文化和背景将决定这些称呼是否合适。 在向一群人讲话时起草称呼之前,请考虑他们的构成。

  • 多个收件人的电子邮件称呼

    使用这些称呼 在电子邮件中称呼两个或更多人.

    • 问候。
    • 早晨好。
    • 下午好。
    • 敬启者:
    • 尊敬的先生们:
    • 亲爱的同事们:
    • 约翰和史密斯,
    • 亲爱的约翰和史密斯:
    • 早上好,约翰和史密斯。
    • 你好,
    • 大家好!
    • 嗨!
    • 伙计们,

    然而,必须注意的是,这些问候语的适当性取决于上下文和公司文化。

  • 介绍

    当您发送一封介绍自己的电子邮件时,请包含主题行,因为这将是收件人首先看到的(也可能是唯一的)内容。 如果它不引人注目,收件人将忽略它。

    向客户介绍自己的最佳方式是采取正式的方式。 我们建议在您的介绍性电子邮件中始终保持专业,尽管可能会很随意。 您为介绍电子邮件选择的主题行需要清楚或易于理解。

    • 这有什么实际意义? 一些电子邮件格式示例如下:
    • 介绍自
    • 来自...的问候at
    • 快速打个招呼
    • 请求聊天
    • 寻找机会

    您可以使用这些主题行作为示例。 如果您想更新和个性化它们,请随时这样做。

  • 邮件正文
    作者应在问候发件人后按 Enter 两次,以确保问候语和电子邮件正文之间的空间。 通常,电子邮件正文根据上下文遵循以下格式:

  • 结束
    电子邮件的结尾是收件人最后阅读的内容。 您可以通过结束电子邮件的方式来影响听众的响应速度,甚至可以激励他们采取行动。 你可以 结束你的电子邮件 在以下方面:

    • “真挚地,”
      像这样的专业关闭是最受欢迎的,因为它们适用于各种情况。 通过这种方式,您可以让收件人知道您真诚地感谢他们花时间阅读电子邮件并跟进您的请求。

    • “感谢您的时间,”
      使用此签收是另一种流行的方式来感谢您的听众花时间阅读您的电子邮件。 当您承认读者的注意力时,您可以给他们留下对您的积极印象。 专业人士通常有各种各样的电子邮件需要阅读和回复,因此承认这一点对赢得他们的信任大有帮助。

    • “希望尽快谈谈,”
      通过这种方式结束,你强化了你想要继续对话或安排会议的想法。 一个很好的结束,包括在求职信、信息面试请求和面试后的后续电子邮件中。

  • 总结专业电子邮件,这里有一些其他选项:

    • 最好的,
    • 一切顺利,
    • 问候,
    • 谢谢,
    • 非常感谢,
    • 商祺!
    • 签名

您可以通过电子邮件签名向读者传达您的专业精神,并向他们提供联系信息。 电子邮件签名会给您留下深刻印象,这有助于让您脱颖而出。

在当今的数字世界中,树立专业形象至关重要。虽然制作无可挑剔的电子邮件可以提高专业性,但添加诸如二维码之类的数字元素可以提高参与度。例如,您可以 自定义您的二维码 以反映您的品牌标识并引导客户直接从电子邮件进入特定网页或促销内容。

掌握这些基本的电子邮件组件,您将开始制作专业、有效的电子邮件并取得成效。 快乐的电子邮件!

电子邮件格式

专业电子邮件对企业的重要性

电子邮件营销在企业中越来越受欢迎,因为它可以帮助他们吸引潜在客户、留住现有客户、增加销售额和提高投资回报率。 过去六年电子邮件用户数量的持续增长导致 到4.2年活跃用户2022亿.

由于其成本效益和转换率高的特性,全球电子邮件营销支出预计在未来几年将继续增长。 一切皆有可能 有效的电子邮件营销策略 和活动,其中包括为您的企业使用正确的电子邮件格式。

您可以通过专业的商务电子邮件格式激起人们对您的产品和服务的兴趣,您还将获得以下好处:

6 年以上的电子邮件用户
  • 为客户提供定期更新。
  • 增强信任。
  • 加强关系。
  • 增加网站流量。
  • 它节省了很多时间。
  • 始终如一地沟通。
  • 提供建设性的反馈。
  • 产生源源不断的线索。
  • 确保客户不断回头。
  • 提升品牌知名度。
  • 与供应商建立更好的关系。

按年龄向用户发送电子邮件

电子邮件营销没有放缓的迹象。 Statista 报告称有 4.26 亿电子邮件用户。 到 2025 年,全球电子邮件用户数量估计将达到 4.6 亿。

美国电子邮件用户的年龄统计

对美国电子邮件使用情况的研究表明,使用频率最高的用户年龄在 25 至 44 岁之间。 90.1 至 45 岁的人中几乎有 64% 使用电子邮件,其次是 90 至 15 岁的人中有 24%。84.1 岁以上的互联网用户中有 65% 也使用电子邮件。

电子邮件写作

基本格式化技术

在撰写专业电子邮件时,您的字体样式和大小对您的读者非常重要。 确保您的字体干净、整洁且易于阅读。

您不必在电子邮件程序中使用默认字体。 建议不要使用新颖的字体,例如那些看起来像粗体手写体或草书的字体,因为它们会给人一种印象,即您的电子邮件可以更专业。

  • 字体和文字大小

    即使您的电子邮件写得很好,只有易于阅读才会有效。 最佳字体选择取决于文本的大小和字体的可读性。 确保您的字体足够大,这样读者就不必眯着眼睛阅读电子邮件,但也不要大到必须滚动浏览整封电子邮件。 字体大小应在 10 到 12 之间,具体取决于文本的长度。

  • 电子邮件字体样式

    确保你坚持经典。 将 Arial、Verdana、Calibri 和 Times New Roman 等字体用于专业电子邮件。 默认电子邮件程序可能使用其中一种样式。 或者,该程序会将它们作为一个选项提供。

    避免使用手写或手写体等花哨的字体,或 Comic Sans 等任何新颖的字体。 它可能看起来对您很有吸引力,但对收件人来说可能不专业、不可读或两者兼而有之。

    无论您选择哪种字体样式,都应在整个消息中与您的字体样式和大小保持一致。 对于读者来说,改变字体类型或大小是不和谐的。

  • 文本对齐和段落间距

    如果您正确使用空格,您的电子邮件将更易于阅读。 您的消息在问候语之后、段落之间以及您的签名前后应该有几行。 读者可以使用这个空白更轻松地吸收文本。 用项目符号分隔长段落是引入空白并使您的电子邮件更易于阅读的另一种好方法。

  • 文字颜色

    电子邮件应该包括颜色,因为它们可以传达意义、触发记忆和唤起情绪。 研究表明,颜色可将品牌认知度提高 80%。 85% 的购物者根据颜色购买产品。

    不同的颜色甚至可以唤起不同的情绪和联想。 考虑一下颜色如何在您的日常生活中传达意义。

    你应该只遵循两条规则:

    • 不要使用太多颜色
      颜色应与您的品牌标识相匹配。 如果您希望您的文本易于阅读,则最多只能在电子邮件中使用三种颜色。 使用粗体来突出句子或短语。 不同的颜色会产生歧义。

    • 使用对比色
      对比色是明亮颜色的理想选择。黑色和深灰色是电子邮件内容的标准颜色。更容易阅读。例外情况包括黑色背景。在这种情况下使用白色。避免在白色背景上使用浅灰色字体。要找到完美的对比色,您可以使用 简单的颜色选择器 工具在线。

设计电子邮件的人

电子邮件格式的类型

电子邮件格式有多种类型,包括专业电子邮件、促销电子邮件和交易电子邮件。 每种类型都需要不同的格式和语气才能有效。 以下是 7 种电子邮件格式:

  1. 专业电子邮件的格式

专业的电子邮件使用正式的语气并且与业务相关。 例如,自由职业者在入职过程中向客户发送电子邮件是专业电子邮件。 个性化的电子邮件有助于 bA 专业的电子邮件使用正式的语气并且与业务相关。 例如,自由职业者在入职过程中向客户发送电子邮件是专业电子邮件。 在当今时代,个性化电子邮件有助于与收件人建立关系。

要格式化专业电子邮件,请按照下列步骤操作:

  • 根据收件人个性化主题行。
  • 根据您与收件人的关系,使用适当的问候语。
  • 你应该自我介绍并解释你为什么要写这封电子邮件。 在推销你的报价之前,确保你与这个人建立了联系。
  • 确保电子邮件以明确的号召性用语结尾。
  1. 欢迎邮件的格式

通过欢迎电子邮件吸引您的订阅者是必不可少的。 为用户提供适当的欢迎电子邮件可以增加参与度并让他们了解您的公司。

通过完美格式化您的欢迎电子邮件来提高参与度并建立更牢固的联系:

  • 使您的主题行简洁明了。
  • 您的电子邮件应以适当的问候语开头。
  • 向用户表示感谢,让他们知道您感谢他们付出的时间和精力。
  • 解释您的品牌是什么以及您提供什么。
  • 在欢迎电子邮件中发出正确的号召性用语至关重要。 用户应该知道接下来要采取什么行动。
  • 称呼很重要。 它应该是专业和友好的。

在感谢用户并让他们知道在未来的电子邮件中会发生什么之后,这封欢迎电子邮件以明确的标题结束。 此外,电子邮件是为了培养潜在客户并通知他们。

  1. 促销电子邮件的格式

促销电子邮件宣传产品、服务、即将举行的活动、季节性销售等,以增加销售额。 一封格式良好的电子邮件非常适合捕捉正在购物的人。 此外,细分电子邮件列表并针对特定的人口统计数据或客户行为可以进一步改善 销售勘探的有效性 在促销电子邮件中。

格式化促销电子邮件的最佳方式如下:

  • 引用报价或个性化您的主题行以使其具有吸引力。
  • 从问候开始。 您还可以使用用户的名字。
  • 用引人注目的标题突出您的报价。 之后,您可以解释用户如何利用该优惠。 为了使其更具吸引力,您可以嵌入 GIF 和图像。
  • 如果适用,添加一个 QR码 将用户引导至包含更多信息或优惠本身的登陆页面。您可以使用可靠的方法轻松生成二维码 QR码生成器.
  • 在您的促销电子邮件中保持电子邮件 CTA 的创意而不是笼统。
  • 确保添加您的品牌名称、社交媒体链接和相关信息。
  1. 交易电子邮件的格式

用户收到交易电子邮件以更新并通知他们他们的交易。 这可以包括订单确认、运输详细信息、活动注册等。此外,这些电子邮件对于让用户了解情况很重要,通常不包含号召性用语。 交易电子邮件问题 当用户没有以正确的格式设计电子邮件时,就会出现这种情况,并且它们最终会进入垃圾邮件或垃圾文件夹。 因此,在设计交易电子邮件时应牢记这些事项。

遵循标准格式,例如;

  • 通过感谢用户来问候他们。
  • 简要描述交易,包括相关附件(链接、发票等),并感谢他们查看收件箱。
  • 使用您的品牌名称作为签名。
  • 交易格式的电子邮件以问候语开头,然后披露交易细节。 此外,电子邮件中还有号召性用语。
  1. 冷电子邮件的格式

冷电子邮件是最具挑战性的电子邮件之一。 冷邮件 创造奇迹,即使是为陌生人或您钦佩的人。

为此,让我们看看以下步骤:

  • 写一个独特而有趣的主题行,让你的冷电子邮件脱颖而出。
  • 保持你的问候专业,比如嗨/你好,亲爱的(名字)。
  • 研究收件人后写一封冷电子邮件。
  • 不要一开始就推销自己。 通过解决他们的问题来提供价值。
  • 通过添加推荐和参考来建立信任和权威。 如果您没有,请将此部分留空。
  • 最好在电子邮件的末尾包含另一个号召性用语以对其进行澄清。
  • 保持专业,签名如 Regards, (Your name)。 对收件人的时间表示感谢也很好。
  1. 时事通讯的电子邮件格式

时事通讯有多种用途,包括提供信息、号召性用语和多重号召性用语。 除了指向最新博客文章、即将发生的事件和职位发布的链接外,Marketing Brew、Search Engine Journal 还会每周发送一份时事通讯。

我们推荐使用 电子邮件通讯的格式 不是预定义的。 理想情况下,您应该选择能引起听众共鸣并帮助您实现目标的内容。 但是,某些时事通讯仅包含原始帖子的重新调整用途的内容,并为您提供预览。

  • 让我们从通用标题和问候语开始。 对于第一个 CTA,我们会征求用户的意见。
  • 之后,我们列出了行业最相关和最热门的话题。
  • 我们的第二个 CTA 链接到我们最新的增长聊天。 还包括一个 GIF 以减轻信息量。
  • 第三个 CTA 出现在时事通讯的末尾。 它每次都在变化。
  • 我们以反馈表结尾以获得见解。
  1. 后续电子邮件的格式

向收件人明确说明后续电子邮件应该包括对早期电子邮件的回顾。 如果用户查看了你的产品页面但没有注册,你可以给他们发邮件说,“感觉卡在什么地方了? 我们可以提供帮助。”

首先要感谢用户并点名问候他们。 接下来是电子邮件副本和来自 CTA 的反馈。

电子邮件格式

图像和图形的使用

图像和图形可以有效地增加电子邮件的视觉趣味并使其更具吸引力。

  • 插入图像
    以适当的文件大小和分辨率优化 Web 使用的图像非常重要。使用高质量图像,同时以适当的文件大小和分辨率优化 Web 使用的图像至关重要,以确保最佳显示,包括选项 模糊图像 为了更清晰。

  • 使用图形强调
    图形可以突出关键信息,例如促销或号召性用语。

电子邮件格式在商务沟通中的重要性

通过电子邮件进行的业务通信快速、廉价、易于访问且易于复制。 电子邮件是一种高效且有效的电子数据传输方式,可为企业带来极大的好处。

电子邮件是商务沟通的重要形式,电子邮件的格式会显着影响其有效性。 专业的电子邮件格式可以增强发件人的形象,并使收件人更有可能阅读和回复邮件。

有个性化电子邮件的女孩

专业电子邮件的最佳实践

现在您已经了解为什么电子邮件通信最佳实践如此重要,让我们直接进入您需要的最佳实践来最大化您的电子邮件通信——并在此过程中获得回报:

  • 避免垃圾邮件过滤器
    必须避免在电子邮件中过度使用某些单词和短语,以避免触发垃圾邮件过滤器。 垃圾邮件过滤器在决定电子邮件是应该进入主收件箱还是垃圾文件夹时会评估几个因素,包括:

    • 可疑或虚假的主题行
    • IP 被列入黑名单的发件人
    • 垃圾邮件短语或单词
    • 来自收件人的基于规则的输入可消除垃圾邮件
    • 保持电子邮件简明扼要

    电子邮件应该简短,只包含必要的信息。 如果您偏离主要观点,您的信息可能会变得混乱和混乱。 请务必保持专注并仅提供相关信息,以鼓励读者响应号召性用语。

  • 发送前校对
    电子邮件在发送前应校对拼写错误、语法和清晰度。 完美校对的电子邮件不需要语法专业知识。 您可以使用 ProWriting Aid 或 Grammarly 等工具为您校对。

    请记住,虽然这些工具很有效,但仍有可能漏掉编辑错误。 请务必在发送前检查您的电子邮件。

结论

专业的电子邮件格式对于有效的业务沟通至关重要。 通过遵循最佳实践并使用正确的格式,营销人员可以提高收件人不仅会阅读他们的电子邮件,还会回复并采取行动的机会。 只需稍加努力,营销人员就可以使他们的电子邮件专业、引人入胜且有效。