您是否曾经发送过一封电子邮件,但没有收到回复而感到失望,并且想知道它是否被接收、阅读或只是被忽略了? 如果是这样,你并不是孤独的。 与未回复您的初始电子邮件的人进行跟进可能会令人不快,但您未收到回复的原因可能有多种。 也许收件人很忙,或者他们只是忘了回复。 后续电子邮件会有所帮助,但是写后续电子邮件可能很困难,尤其是如果您不想显得粗鲁或固执己见。

在这种情况下,本文将对您大有帮助。 我们将向您展示如何创建跟进电子邮件,并为您提供一些提示和示例,以帮助您编写有效的跟进电子邮件。

什么是跟进邮件?

简而言之,后续电子邮件是您发送给已经与之通信并正在等待他们回复的连接的电子邮件。
发送后续电子邮件可能有以下原因。

  • 提醒或警告收件人重要事件或以前的电子邮件
  • 关于工作或录取的申请情况
  • 需要一些重要数据

这是一种礼貌地要求收件人回复或对电子邮件采取行动的方式。 跟进电子邮件在各种情况下无处不在,例如在业务、工作申请或个人通信中,这需要不同类型的跟进,例如跟进电子邮件的礼貌方式、专业跟进、友好的跟进电子邮件和冷电子邮件跟进。

最终目标是获得响应并保持沟通正常进行,而这一切都是在早些时候开始的。

什么是跟进邮件?

如何写后续邮件?

有许多不同类型的电子邮件,每一种都有其独特的目的和结构。 每种类型的跟进电子邮件的书写方式不同,语气也不同。 我们正在分享一些关于如何在没有回复后写后续电子邮件的重要提示!

电子邮件应具有以下特征:

  • 必须指定,这意味着电子邮件需要专门针对一个问题或主题。 不要包括毫无意义的细节,要小心地使电子邮件的目标和预期目的明确。
  • 它应该简单明了,这意味着电子邮件应该简明扼要。 不要详细介绍或添加额外信息。 这是因为收件人可能会很忙,无法阅读冗长的电子邮件。
  • 它应该有上下文,这意味着电子邮件应该提供足够的背景细节以使消息易于理解。 包括您的收件人可能需要的任何背景知识或相关信息,以充分理解您的电子邮件的目的。
  • 它应该是真实的,这意味着电子邮件应该以真诚的声音写成。 后续电子邮件应以自然、对话和礼貌的语气书写,这样可以促进与收件人的互动,并增加他们愉快地接受您的消息的可能性。

如果您想知道如何开始并专业地跟进电子邮件,那么您必须查看下面的大纲 写一封有礼貌的电子邮件 取决于场景和结构。

跟进电子邮件模板

图片来源

  • 要开始编写后续电子邮件,请从清晰但 醒目的主题行 所以收件人知道电子邮件的内容。
  • 以对收件人的亲切问候开始您的电子邮件。
  • 如果您正在跟进之前的对话,请提醒收件人所讨论的内容,以便为电子邮件添加上下文。 详细说明并重复之前对话中涵盖的主题,以便收件人能够记住它们。 此外,如果这是冷电子邮件跟进(第一次跟进),请请求回复或确认以确保收件人收到您之前的电子邮件。 为电子邮件增加价值说明电子邮件的原因。 此外,通过将请求压缩为直接的询问或操作,让接收者更容易理解对他们的期望。
  • 确保电子邮件简短。
  • 关闭电子邮件 以尊重和礼貌的方式。
  • 在撰写后续电子邮件时始终保持愉快和对话的语气,并专注于最重要的细节。

现在,您已准备好撰写后续电子邮件,我们还没有完成!

现在是深入了解电子邮件大纲的时候了,这样就没有混淆的余地,你可以写清楚, 结构良好的电子邮件,以及有效的后续电子邮件。

如何正确发送后续邮件

现在让我们逐步指导您如何编写完美的后续电子邮件,这将帮助您获得满意的回复并让您更接近达成交易。

在开始处理之前,通过发送后续电子邮件清楚地说明您的意图和希望完成的工作。

本节将有两个结果:

  • 如何专业地跟进电子邮件
  • 如何正确发送后续邮件

开始吧!

确定后续电子邮件的目的和目标

如果您没有任何目标、目的或明确的想法,那么跟进电子邮件就毫无意义。 即使在通过电子邮件跟进之前,您也应该确定您的具体目标和期望的结果。 当然,主要目标是将收件人转变为客户、顾客、追随者、学生、员工等。但是,最初的后续电子邮件可能不会产生这种结果。
为您的后续电子邮件设定具体目标将帮助您确保其重点突出并成功达到预期结果。 后续电子邮件的目的和目标将取决于多种因素,例如之前互动的目的和收件人的回应或缺乏回应,您需要收件人提供的任何信息或反馈,或提醒某物的接受者。
此外,无论您的目标是什么,请确保在您的电子邮件中明确说明、提及并尽可能具体,以便收件人知道您要通过这封特定的后续电子邮件完成什么。

添加引人注目的电子邮件主题行

您知道主题行是收件人在任何电子邮件中看到的第一件事,因此非常重要吗?
此外,后续电子邮件的主题行决定了收件人是否会打开它。 此外,后续电子邮件的主题可以确定是否 冷电子邮件 是成功的。
根据研究,收件人删除了所有电子邮件中的 47%,因为主题行不吸引人。 根据主题行,69% 的电子邮件收件人将电子邮件归类为垃圾邮件。

关键点: 如果您不注意关键字并在您的后续电子邮件中包含垃圾邮件触发词,他们将 最终进入垃圾邮件文件夹.

主题行应为:

  • 定制
  • 简洁
  • 直截了当和有趣的查询
  • 上口的

添加上下文

大多数时候,电子邮件收件人很可能不会想起您。 因此,通过之前交流的提示以及提供背景信息以帮助他们认出您的亲密关系来提醒他们您是谁至关重要。
您应该在后续电子邮件中为正文提供具体且清晰的上下文。 这将使收件人更容易弄清楚您的电子邮件的目标以及您的请求或提议的目的。

关键点: 练习尽快回复您的电子邮件,以建立信任并激励收件人更多地向您敞开心扉

强化你的价值

如果您希望后续电子邮件有效,则您的后续电子邮件需要具有价值和意义。 如果缺少上下文,收件人肯定会拒绝您的电子邮件。 客户认可、博客条目、社会证明、电子书、指南、案例研究、有吸引力的优惠/折扣或免费试用都是提供价值的方式示例。 您必须确保您提供的价值与后续电子邮件的主题相关。 此外,表达观点或提出问题可以给人留下良好的第一印象并促进职业关系。 为了鼓励回应,您必须考虑加入激励系统。 此外,始终以明确的语言说明后续电子邮件的目的。

在您的电子邮件中添加号召性用语

在你阐明了你的目的、背景和价值之后,你的后续电子邮件需要是可操作的。 如果后续电子邮件的主题行很强但没有明确的号召性用语,则不会被认为是合适的,因为您不会指示收件人该怎么做。
请遵循以下提示以发出强烈的号召性用语:

  • 制造紧迫感
  • 使用各种插图。
  • 建立信任
  • 确定下一步行动。
  • 要精确和简单。

关闭您的电子邮件

对于冷电子邮件跟进和常规跟进电子邮件,您在关闭电子邮件时应该有礼貌。 除了期待收件人的回应外,还要让他们了解您的目标以及如果您没有收到回复您会怎么做。

跟进电子邮件模板

让我们通过一些跟进电子邮件示例,介绍如何创建礼貌的跟进电子邮件、无回复后的跟进电子邮件、友好的跟进电子邮件、无回复后的工作申请跟进电子邮件、冷电子邮件跟进等等。 此外,我们还为您创建了模板,让一切变得简单。 让我们一一查看每个模板:

有礼貌的跟进电子邮件请求

这封电子邮件的目的是跟进之前的请求。 电子邮件的目的是提醒收件人该请求并检查其状态。 这封电子邮件以尊重和感激的语气写成,承认收件人还有其他优先事项需要处理。

主题行:重复使用 [原始主题行]

嗨[姓名]
我想跟进我最近在 15 月 XNUMX 日提出的关于 [请求的性质] 的请求,以防万一你忘记了并且它在你的电子邮件中丢失了,因为我已经有一段时间没有收到你的消息了。 我想查看我的请求状态,如果您需要我提供任何其他信息来加快流程,请告诉我。 感谢您对此问题的关注,并感谢您提供的任何支持。
我希望早日收到你的来信。

诚挚的问候,
[你的名字]

没有回复后跟进销售邮件

电子邮件应以礼貌而专业的语气发送。 它应该尊重收件人的时间和兴趣,同时传达对产品或服务的信任。 重要提示:重要的是不要过于咄咄逼人或咄咄逼人,因为这样做可能会让人觉得不专业,也可能会失去潜在客户。

主题:让我们继续讨论:通过我们行之有效的策略提高您的投资回报率

嗨[姓名],
我最近给你发了一封电子邮件,内容是关于如何提高你的投资回报率,它可能非常适合你的公司 [name]。 我想跟进我之前关于提高投资回报率的电子邮件。

我们的投资回报率战略取得了巨大成功,帮助我们的客户 [插入姓名] 实现了每年 25% 的投资回报率增长。 我们的团队相信我们可以为您的业务取得类似的成果。

如果您有兴趣详细了解我们的战略,让我们安排一次会议来讨论我们如何帮助您实现财务目标。 请回复此电子邮件,我们会为您安排合适的时间。

感谢您的时间和考虑。 我期待着您的回音。

诚挚的问候,
[你的名字]

冷电子邮件跟进

冷电子邮件跟进取决于上下文和发送跟进的目的,例如,在聚会之后,在任何帮助的情况下,触发任何事件,在多次跟进之后等:让我们通过它们中的每一个:

  1. 会议或活动后的跟进:

主题:跟进我们在 [事件/日期] 的会议

亲爱的[姓名],
我们在 [活动/日期] 会面后,我想跟进并感谢您的宝贵时间。 我很高兴有机会与您谈论[主题],我认为我们的谈话内容丰富。

我想继续我们的讨论并寻找合作或协助彼此倡议的新机会。 如果您有兴趣安排另一场会议或打电话进行更多讨论,请告诉我。

再次感谢您的考虑和时间。 我期待着您的回音。

诚挚的问候,
[你的名字]

  1. 如果有任何帮助,请跟进:

主题:提供帮助

亲爱的[姓名],
我希望你一切都好并阅读我的电子邮件。 如果您需要[特定任务或项目],我想签到并提供帮助。

根据我们之前的沟通,我知道你正在从事 [项目/计划],我认为我在 [某些技能或行业] 方面的专业知识对你有用。 如果有任何我可以为您或您的团队提供支持的事情,请随时与我们联系。

我期待着您的回音。

诚挚的问候,
[你的名字]

  1. 后续触发事件:

主题:最后提醒:[活动名称/日期]

亲爱的[姓名],
我想就即将到来的 [活动名称/日期] 发送最后提醒,并鼓励您注册(如果您还没有注册的话)。
提醒一下,该活动将以[演讲者/主题列表]为特色,这将是与[特定行业/领域]的其他专业人士建立联系的绝佳机会。 如有任何问题或需要帮助,请随时与我联系。
我期待在活动中见到你。

诚挚的问候,
[你的名字]

  1. 多次尝试后的后续:

主题:与[原版]相同

亲爱的[姓名],
过去几周我一直试图就[跟进原因]与您联系,但我没有收到回复。 我知道你可能很忙,但我想看看是否有什么我可以帮忙的。 请选择以下一项,以便我们更好地了解您的需求和体验:

1:如果您有兴趣但没有时间回复,我将很高兴有机会与您进一步讨论。
2:您认为 [后续情况] 不是做出回应的合适时机。
3:[Follow-up Context] 对你来说一点都不有趣。
我期待着您的回音。

诚挚的问候,
[你的名字]

没有回复后的后续电子邮件

在没有回应后使用此示例跟进某人。

主题行:与[原始主题行]相同

嗨[姓名],
我们有一段时间没有收到您的消息,所以我们想知道您是否仍然对 [添加上下文] 感兴趣。 如果您有兴趣,请告诉我们您的空闲时间,以便我们进行简短的交谈。

我们重视您的隐私,如果您不感兴趣,我们不会打扰您。

谢谢!

最好的问候,
[姓名]
[公司名]

没有回复后工作申请的后续电子邮件

在没有回复后发送后续电子邮件有两个角度:从申请工作的申请人或从 HR 到申请人。 一般来说,在没有回复后,工作申请的后续电子邮件是以礼貌而专业的方式编写的。 我们已经涵盖了这两种情况。

申请人的观点:

主题:跟进工作申请

亲爱的人力资源部,
我最近申请了 [公司名称] 的 [职位] 角色,我想跟进以检查我的申请状态。
我仍然对这个角色很感兴趣,如果你能提供任何更新,我将不胜感激。 如果您需要任何其他信息来支持我的候选资格,请告诉我。

感谢您的时间和考虑。 我期待尽快收到你的消息。

诚挚的问候,
[你的名字]

雇主的观点:

主题:跟进您对 [职位名称] 职位的工作申请

亲爱的[候选人姓名],
感谢您对 [公司名称] 的 [职位] 职位感兴趣。 感谢您的申请以及您花时间申请。
在我们继续审查申请的同时,我们会在有任何新信息后立即通知您。 请注意,由于我们收到的申请数量众多,我们可能需要一些时间来彻底审查每份申请。
如果您有任何问题或需要更多信息,请随时与我们联系。 感谢您对我们公司的耐心和兴趣。

诚挚的问候,
[公司名]

查询跟进电子邮件模板

查询的后续电子邮件应该是正式和礼貌的,并且应该明确表示如果他们感兴趣,您愿意与他们进行讨论。 可以从发起查询的用户的角度或从收到查询的公司或组织的角度来从两个角度编写此后续电子邮件。 我们正在从这两个角度分享后续电子邮件样本。

用户的观点:

主题:跟进我的询问

亲爱的[姓名],
我希望你能收到这封电子邮件。 我写信是为了跟进我最近关于 [nature of inquiry] 的询问。
我想知道您是否对此事有任何更新或反馈。 我渴望尽我所能帮助您,我很高兴有机会进一步讨论您的需求。

如果您有任何问题或疑虑,请随时与我联系。 我可以在您方便的时候通过电话或电子邮件与您交谈。

感谢您的宝贵时间,我期待很快收到您的来信。

诚挚的问候,
[你的名字]

公司愿景:

主题:跟进您的询问

亲爱的[姓名],
我希望你能收到这封电子邮件。 我们想跟进您最近对 [Company Name] 关于 [inquiry] 的询问。

感谢您对我们公司的关注,并愿意尽我们所能为您提供帮助。 如果您对查询有任何疑问或反馈,请随时与我们联系。 我们可以在您方便时通过电话或电子邮件与您交谈。

感谢您考虑 [公司名称]。 我们期待您的佳音。

诚挚的问候,

[你的名字]
[公司名]

发票跟进电子邮件模板

最不愉快的是发票跟进,因为在将发票交付给客户后,客户和公司双方都很难跟进。 发票跟进电子邮件应以尊重、直接和友好的语气。

主题:关于发票的提醒 [invoice-number]

嗨[姓名],
我希望你能收到这封电子邮件。 我写信是为了跟进我在 [发票日期] 发送的 [金额] 的发票,发票编号为 [发票编号]。
根据我们的协议,付款应在 [到期日] 到期,而我尚未收到任何付款。 您能否向我提供付款状态的最新信息?
温馨提示:付款截止日期为 [到期日]。 此外,我已重新附上发票,以防它在您的收件箱中丢失。

请让我知道,如果你有任何问题。

亲切的问候,
[你的名字]

营销协作跟进电子邮件模板

电子邮件的语气应该热情而专业,表现出合作的兴趣和对实现共同目标的承诺。 除了联系方式,电子邮件还应邀请收件人在有任何疑问或疑虑时与他们联系。

主题:让我们的营销更上一层楼

亲爱的[合作者姓名],
我希望你能收到这封电子邮件。 我们想跟进我们最近关于我们公司之间潜在营销合作的讨论。

我们很高兴有机会共同努力实现我们的营销目标,我们相信我们的共同努力可以产生重大影响。 我们只是想了解一下您是否对我们如何合作有任何进一步的想法或想法。

如果您有任何问题或疑虑,请随时与我们联系。 我们可以在您方便时通过电话或电子邮件与您交谈。

我们期待着共同努力并创造真正特别的东西的可能性。

诚挚的问候,
[你的名字]
[您的公司名称]

为什么需要后续电子邮件?

客户支持、技术支持、人力资源、查询和投诉部门对于保持用户的满意度和忠诚度以及发展您的业务或产品非常重要。 但有时公司的这些部门由于高峰时段缺乏资源、沟通障碍等原因未能跟进客户。跟进电子邮件并不困难,但大多数时候他们被遗漏并被认为是一个挑战,可以造成比你想象的更多的问题。
推荐给 发送 2-3 封后续电子邮件,根据 Yesware。
根据 Invesp 44% 的销售团队放弃 仅在一次跟进电话之后,而 48% 的人甚至一次都没有跟进。

但是,为什么跟进如此重要?

正如我们上面所说,为了给您的业务带来增长,跟进非常重要,现在如果您的跟进不佳,人们甚至会抱怨。

但是,这还不是全部!

根据 Superoffice 的说法,如果你的跟进策略不好,那么 68% 马上就要离开你的公司了 你是不是没有照顾他们

那就对了!

关于后续电子邮件的 Superoffice 统计信息

但是为什么会这样呢? 为什么电子邮件被忽略?

根据研究,客户没有收到电子邮件的跟进以及电子邮件被忽视的基本原因有五个:

  • 如果一封电子邮件看起来太费时或难以处理,收件人可能会忽略它。
  • 如果发件人未知或不可信,收件人可能会忽略该电子邮件。
  • 如果电子邮件有太多收件人,收件人可能会不太愿意回复或采取行动。
  • 如果收件人太忙或电子邮件与他们当前的优先事项无关,他们可能会忽略它。
  • 如果电子邮件不紧急或不需要立即回复,收件人可能会优先处理其他电子邮件或任务。

因此,为避免您的忠实客户和员工离开您,您必须跟进。

什么时候发送后续电子邮件?

在学习如何撰写后续电子邮件之前,让我们讨论一下何时是发送后续电子邮件的最佳时间。

什么时候发送后续电子邮件?

专家建议等待 3-5 天,然后再发送初始后续电子邮件。 每次跟进之间应该有明显的间隔,这样你就不会显得急躁或不耐烦。 但是,发送跟进还取决于电子邮件的紧迫性和上下文。 例如,如果您正在写一封跟进电子邮件来提醒某人某项活动或会议,那么发送礼貌的跟进电子邮件是可以接受的。
但是,如果您要给不认识的人写一封后续电子邮件,则必须等待 3 到 5 天才能给收件人留下专业和成熟的印象。 没有回复后第一封跟进电子邮件和第二封跟进电子邮件之间的区别取决于情况和事情的紧急程度。
此外,等待其他收件人跟进可能会花费很长时间,而且你们双方都可能忘记重要的细节,这会使谈话难以继续。

根据 Crawlbase, 发送营销电子邮件的最佳时间 在其他工作日的上午 11 点到下午 2 点之间,因为这个时间最有可能收到收件人的回复。

Yesware 的回复率图表

结论

我们知道只有一封电子邮件是不够的!

加强客户服务 并给客户留下持久的印象,关注后续电子邮件策略至关重要。 后续电子邮件有可能吸引新客户、建立牢固的业务联系等。我们已经讨论了结构良好的后续电子邮件应包含的 5 个关键要素,如果您实施这些要素,您将看到更好的回复以及将直接影响您的业务或服务的结果。
另外,不要忘记使用我们为各种领域和上下文创建的模板。 我们希望此博客为您提供了有关如何撰写成功的后续电子邮件的有用指南。

常见问题

在跟进电子邮件中要说什么?

在后续电子邮件中,必须提及五点:

  • 电子邮件的目的和目的: 电子邮件应该有明确的目的和意图,解释后续电子邮件的原因以及您希望实现的目标。
  • 语境: 电子邮件应提供一些上下文来说明发送电子邮件的原因,例如之前的对话或会议,以便收件人可以清楚地了解后续电子邮件。
  • 价值: 如果您希望后续电子邮件有效以及您可以为收件人提供什么价值,则后续电子邮件需要具有价值和意义。
  • 电子邮件原因: 这应该提供有关您要求的内容、电子邮件的目的及其重要性的具体细节。
  • 电子邮件关闭: 后续电子邮件必须以礼貌和专业的方式结束,感谢收件人的时间,并包括您的联系信息以便进一步沟通等。

后续电子邮件的最佳主题行是什么?

后续电子邮件主题行的成功取决于多种因素,包括电子邮件的类型、上下文和紧急程度。 但是,重要的是使主题行有趣且富有创意,以便收件人感到有必要打开电子邮件并进行回复。 写得好的主题行可以提高电子邮件被快速阅读和回复的可能性。