在这个数字时代,电子邮件礼仪已成为电子邮件通信的重要形式。 适当的电子邮件礼仪是个人和专业互动所必需的,可确保信息专业、有效且易于接收。
无论您是向潜在雇主、同事还是朋友发送电子邮件,都应遵循一些电子邮件礼仪规则,以保持商务沟通的专业性。 本文涵盖了基本的电子邮件礼仪规则,从使用明确的主题行到使用表情符号,以帮助用户通过电子邮件进行有效和尊重的交流。

为什么电子邮件礼仪很重要?

电子邮件礼仪对于电子邮件营销至关重要,因为它有助于在与潜在或现有客户沟通时建立专业和尊重的语气。 就像任何其他形式的交流一样,电子邮件礼仪为企业如何通过电子邮件与受众互动设定了标准。 当企业使用良好的电子邮件礼仪时,他们会给收件人留下积极的印象,从而提高参与度和转化率。

使用适当的电子邮件礼仪可能有助于避免误解和不当沟通。 企业可以通过专业的写作方式清楚地传达他们的信息,避免给人留下咄咄逼人或咄咄逼人的印象。 在尝试与未来客户建立关系或保持当前客户关系时,这可能非常重要。

通过适当的电子邮件礼仪与受众建立信誉和信任可以帮助组织增加销售额和收入。 针对不同的目的和您要发送给谁,有各种电子邮件礼仪规则。

为什么电子邮件礼仪很重要

要遵循的 15 条电子邮件礼仪规则

根据 Radicati Group 最近的一项研究,上班族的平均收入 每天 121 封电子邮件, 每天发送大约 40 封电子邮件。 电子邮件通信是现代工作场所通信的重要组成部分,遵循适当的电子邮件礼仪规则有助于确保这些消息有效且专业。

为什么电子邮件礼仪很重要

以下是 15 条基本的电子邮件礼仪规则以及您必须遵守的相关电子邮件礼仪示例:

1. 使用专业的电子邮件地址:

使用专业的电子邮件地址是一项重要的电子邮件礼仪规则,因为它反映了您的身份并创造了良好的第一印象。 建议使用包含您的姓名和职业或公司名称的电子邮件地址,例如 john.smith@abccompany.com。 避免使用非品牌电子邮件地址,因为有机会您 电子邮件变成垃圾邮件 以及您进行电子邮件营销的理由随之消亡。

如果您使用非品牌电子邮件地址,您的电子邮件更有可能成为垃圾邮件,这会严重破坏电子邮件的目的。 要提高电子邮件活动的成功率,请使用品牌电子邮件,因为它们对查看者来说看起来可信,并提高电子邮件的送达率。

RedFern 自由营销人员 从事电子邮件营销,在选择电子邮件地址时要有选择性至关重要。建议使用您的法定姓名创建电子邮件地址,同时避免使用可能不专业的绰号,例如“无辜”、“公主”或任何类似的不恰当术语。这种方法将有助于为您的专业沟通建立可信且优雅的形象。

2.写清楚的主题行:

主题行在电子邮件营销中起着重要作用,观众不太可能参与主题行不相关或令人担忧的电子邮件。 收件人在您的电子邮件中首先看到的是主题行,它可以决定他们是否继续阅读电子邮件。 因此建议写清楚和朗朗上口的主题行,以提高打开率。

清晰简洁的主题行有助于收件人一眼就了解您电子邮件的目的。 一个好的 电子邮件主题行 应包括电子邮件的主题或目的、日期和时间以及任何重要细节。 例如,不要写“会议”,而写“会议请求:销售团队 - 4/20/2023 @ 10 AM”。 这个主题行是具体的、信息丰富的,并且使收件人更容易确定电子邮件的优先级和组织他们的电子邮件。

3.保持专业的语气:

保持专业的语气很重要 撰写商务电子邮件. 它有助于与接受者建立良好健康的关系。 您可以根据电子邮件的收件人选择不同的音调。 出于销售或营销目的,请使用对观众产生良好影响并帮助他们理解信息的专业或正式风格。 不要苛刻。 始终以礼貌的语气写电子邮件。

一定要检查正确的语法和标点符号,避免使用非正式语言或俚语。 用收件人的名字称呼他们,并使用适当的称呼和结束语。 例如,与其写“嘿伙计,怎么了?”,不如写“你好约翰,我希望这封电子邮件能找到你。”

写完整封电子邮件后,请大声朗读电子邮件以检查语气。 电子邮件语气还可以定义其他人是否想与您合作。

4. 保持文案简洁明了:

保持电子邮件副本清晰简洁对于有效沟通至关重要。 使用短句和段落,避免使用可能难以理解的冗长、复杂的句子或技术术语。

把邮件的目的写清楚、简洁,让读者容易理解,节省你和读者的时间。 长而不清楚的电子邮件通常会被扔进垃圾箱; 没有人有太多时间浪费在冗长而模糊的电子邮件上去理解。

例如,与其写“实施新软件程序对于优化我们的生产力水平势在必行”,不如写成“我们需要安装新软件程序来提高生产力。”

5.在适当的标签中标记收件人:

向多个收件人发送电子邮件时,请务必在“收件人”、“抄送”或“密件抄送”等适当的标签中标记他们。 “收件人”字段应用于主要收件人,“抄送”用于需要通知但不直接参与的人,“密件抄送”用于需要通知但不应该被其他人看到的人。

如果您出于营销目的发送电子邮件,并且希望将一封电子邮件发送给多个人并且不想让他们知道您正在向所有人发送一封电子邮件。 您应该将所有电子邮件添加到密件抄送中,并且 在一封电子邮件中称呼多人 小心地,比如“嘿伙计”或“你好”或“嘿伙伴”这样他们就可以联系起来。

6. 发送前阅读文案两遍:

不要只依靠语法或拼写检查器,有时您的电子邮件中仍然会出现一些拼写错误,这会让您感到尴尬并破坏您的第一印象。 如此小的错误最终可能会毁掉您的整个电子邮件活动,并导致其被忽略或删除。

因此,在点击发送按钮之前,请务必至少阅读您的电子邮件两遍,以确保没有错别字或错误。 这有助于避免误解或令人尴尬的错误。 检查语法、标点符号、拼写或格式中的任何错误以获得更好的结果。

7. 注意“全部回复”:

回复电子邮件时,请考虑收件人列表中的每个人是否都需要收到您的回复。 在不必要的时候回复每个人可能会导致他们的收件箱被不必要的电子邮件弄得乱七八糟。 相反,考虑只回复相关方或使用“回复”按钮而不是“全部回复”。 对所有人进行不必要的回复不仅会浪费时间,还会给相关人员造成混乱和烦恼。

此外,如果您在群组中收到电子邮件,则无需全部回复,但回复是电子邮件礼仪。 所以要有意义,你可以回复那些需要你对任何事情有见解的电子邮件。 如果没有必要,您可以单独回复他们,而不是全部回复。

8. 不要分享有争议的话题:

避免讨论可能冒犯或引起收件人不适的有争议或敏感的话题。 保持电子邮件内容专业和中立。 重要的是要记住,电子邮件是书面记录,可以转发或打印,这可能会在未来造成问题。

在电子邮件中保持专业的礼节对于避免误解或意外冒犯很重要。 注意电子邮件内容,只写必要的信息,并在点击发送按钮之前考虑其他人的看法。

9. 不要通过电子邮件发送机密或私人信息:

不要通过电子邮件分享敏感或机密信息; 它不是安全的媒介。 如果您使用任何公共或不安全的 Wi-Fi,您的电子邮件很容易被黑客入侵。 此外,任何人都可以将电子邮件轻松转发或意外发送给非预期的收件人,这可能会导致泄露机密。

相反,使用更安全的平台或考虑亲自沟通。 如果除了电子邮件之外,您没有任何其他媒介可以发送机密或敏感数据,请确保您的电子邮件已加密,并且只有正确的目标人员才能访问它。 在发送之前检查电子邮件地址两次,以避免将电子邮件发送给错误的人。

10、邮件签名礼仪:

电子邮件签名是专业电子邮件通信的一个重要方面。 它应该包括您的全名、职位、公司名称和联系信息,例如电话号码或电子邮件地址。 它还可以包括专业照片或徽标。 避免使用过长或复杂的电子邮件签名,因为这会使电子邮件看起来杂乱无章且不专业。

请记住,在电子邮件签名的情况下,简单性至关重要。 建议您的签名简短而专业,只包含最重要的信息。

示例:

问候,
约翰·史密斯
销售经理,公司名称
电话:(123)456,7890
网站 URL/LinkedIn 个人资料

11.避免过多的缩写:

建议在撰写电子邮件时避免使用缩写词或首字母缩略词,这可能会导致读者产生误解。 因此,一些常用的缩写如 ASAP 和 FYI 是可以接受的,避免使用收件人可能不理解的缩写。 例如,不要使用“I'll meet u @ the mtg @ 2 pm 2mrw”,而是写“I will meet you at the meeting at tomorrow 2 pm”。

大多数人使用首字母缩略词的频率如此之高,以至于他们在撰写正式电子邮件时没有意识到这些事情。 因此,您必须在电子邮件中使用专业的语气,避免任何可能导致沟通不畅或浪费收件人时间的事情。

12.永远先介绍:

向之前未联系过的人发送电子邮件时,重要的是 首先在电子邮件中介绍自己. 这有助于收件人了解您是谁,为什么要联系您,并建立专业的语气。

示例:

亲爱的史密斯先生,

我希望你能收到这封电子邮件。 我的名字是 John Doe,我主动介绍自己并讨论我们公司之间的潜在商机。

在电子邮件中包含 URL 时,最好使用 Bitly 等 URL 缩短工具来缩短它。 这使电子邮件看起来更干净、更易于阅读。 或者,您可以使用链接到网站的描述性文本来超链接 URL。

在电子邮件中使用计划 URL 看起来会很乱,并且会扰乱电子邮件的格式,这会对收件人产生不良影响。

示例:

而不是写“查看这个网站:[输入网站的计划 URL]”,而是写“在这个网站上学习如何在工作场所提高工作效率[网站上的超链接 URL]”。

14. 检查你的附件:

在发送带附件的电子邮件之前,请务必检查您要发送的所有文件是否已附加并且版本是否正确。 您还应该确保文件不会太大,并且收件人可以轻松下载。 如果您忘记附上文件,可能会造成延误和误解。

另一个重要的电子邮件礼仪规则是在发送附件电子邮件时检查文件。 这些文件应该是谷歌文档或 PDF 格式,这样任何人都可以在没有任何第三方工具的情况下访问它们,并且避免附加大文件。

15. 检查格式:

保持电子邮件格式的一致性和可读性很重要。 使用正确的大写字母、标点符号和可读的字体样式都是电子邮件礼仪规则的重要组成部分。 建议避免在电子邮件中使用过多的颜色或字体,因为这样做会损害电子邮件的专业形象并使其更难阅读。

正确的电子邮件格式 可以提高电子邮件活动的有效性,如果您遵守所有规则,您还可以从收件人那里得到积极的回应。

电子邮件中的感叹号

获得电子邮件游戏王牌的 05 大提示和技巧:礼仪版

既然都讨论了电子邮件礼仪,这里有一些电子邮件礼仪技巧可以让您的电子邮件游戏万无一失。 通过将这些电子邮件礼仪提示和技巧融入您的电子邮件通信中,您可以改善您的电子邮件礼仪并给您的同事、客户和业务合作伙伴留下积极的印象:

  1. 明智地使用幽默: 在您的电子邮件中注入一点幽默感可以帮助建立融洽的关系并减轻心情。 然而,重要的是要明智地使用幽默,并避免任何可能被解释为冒犯或不恰当的内容。
  2. 不要过度使用感叹号: 使用它们可以帮助传达热情和兴奋,但要注意不要过度使用。 过多的感叹号会让人觉得不专业或不真诚。
  3. 避免表情符号: 虽然表情符号是表达情感的一种有趣方式,但在专业环境中它们可能会分散注意力或令人困惑。最好避免在与工作相关的电子邮件中使用表情符号。
  4. 考虑发送电子邮件的时间: 发送电子邮件时请注意一天中的时间和一周中的哪一天。 避免在正常工作时间之外发送消息,除非情况紧急或您已与收件人事先做出安排。
  5. 保持简短和甜美: 通常,较短的电子邮件比较长的电子邮件更好。 让您的信息简明扼要,重点放在最重要的信息上。 这样可以节省时间并显示对收件人时间的尊重。

把它包起来

电子邮件礼仪对于当今数字时代的有效沟通至关重要。 通过遵循简单的规则(例如使用明确的主题行、保持消息简洁和专业以及避免使用非正式语言或俚语),您可以确保您的电子邮件受到好评并有助于与他人建立积极的关系。

请记住,电子邮件礼仪就是尊重和体贴他人,同时以尽可能最好的方式展示自己。

常见问题

什么是电子邮件礼仪?

电子邮件礼仪可以被认为是一套通过电子邮件进行有效和尊重沟通的指南。 就像在礼貌社会中如何行事有规则一样,在数字世界中也有如何行事的规则。 电子邮件礼仪有助于确保您的邮件得到积极的接收,而不是被视为粗鲁、不专业或令人困惑。

可以把它想象成一种秘方,可以将平淡乏味的信息变成人们想要阅读的有味道、引人入胜的交流方式。 它是使您的电子邮件在平淡无奇的邮件海洋中脱颖而出的香料。 就像任何好的食谱一样,如果您想获得理想的结果,您需要包含某些关键成分。

专业电子邮件礼仪的一些基本要素包括使用清晰的电子邮件主题行、使您的消息简洁明了、避免使用全部大写(这可以被视为喊叫)以及使用正确的语法和拼写。

电子邮件礼仪的 7 C 是什么?

电子邮件礼仪的 7C 是:

  1. 明晰
  2. 简洁
  3. 有礼貌
  4. 正确性
  5. 完备性
  6. 考虑
  7. 保密协议